PENGELOLAAN PENGETAHUAN (KNOWLEDGE MANAGEMENT) BERBASIS E-LEARNING

 PENGELOLAAN PENGETAHUAN (KNOWLEDGE MANAGEMENT)

BERBASIS E-LEARNING

 

1. PENGERTIAN ELEARNING

E-learning merupakan suatu bentuk pembelajaran yang menggunakan media elektronik (‘e’) sebagai pendukung proses proses mengajar maupun belajar (teaching and learning) yang menggabungkan seluruh aktivitas belajar baik itu individual maupun grup secara sinkron atau tidak. “e-learning would incorporate all educational activities that are carried out by individuals or groups working online or offline, and synchronously or asynchronously via networked or standalone computers and other electronic devices” (E-learning: A Guidebook of Principles, Procedures and Practices, 2^nd Revised Edition, 2006 , page 1) . Media elektronik yang dimaksud disini adalah media yang berbasiskan teknologi komputerisasi.

Berikut ini adalah beberapa bentuk aktivitas suatu e-learning dilakukan , (E-learning: A Guidebook of Principles, Procedures and Practices, 2^nd Revised Edition, 2006 , page 1 & 2) :

a.       Individualized self-paced e-learning online, merupakan situasi dimana seorang individu melakukan proses belajar dengan mengakses sumber materi (content resources) melalui intranet maupun internet. Tipikal dari bentuk aktivitas pertama ini merupakan suatu contoh dimana seorang pelajar melakukan proses belajar melalui media internet ataupun menggunakan internet sebagai sumber data/materi (resources).

b.      Individualized self-paced e-learning offline, situasi dimana seorang individu melakukan aktivitas belajas dengan mengakses database dari materi yang dituju maupun suatu pake data materi belajar secara offline (tidak terhubung ke media intranet ataupun internet). Tipikal bentuk aktivitas ini adalah belajara dengan menggunakan materi yang sudah tersimpan dalam media hard disk, cd/dvd, dll.

c.       Group-based e-learning synchronously , mengarah pada situasi dimana suatu grup yang terdiri dari para pelajar dan bekerjsama dalam proses belajar secara real-time melalui media intranet maupun internet. Dalam tipikal ini, juga termasuk aktivitas text-based conferencing maupun satu ataupun 2 arah komunikasi dengan menggunakan audio & video conferencing. Contoh dari aktivitas ini adalah dua orang pelajar atau lebih yang melakukan kolaborasi melalui real-time chat atau audio & video conferencing.

Group-based e-learning asynchronously , mengarah pada situasi dimana para pelajar yang melakukan komunikasi dan kolaborasi proses belajar tetapi aktivitas proses belajar tidak dilakukan secara real-time atau adanya jeda waktu (time-delay). Salah satu contoh tipikal dari aktivitas proses belajar ini adalah dengan menggunakan mailing list sebagai alat berkomunikasi dan berkolaborasi. 

2. TIPE PEMBELAJARAN PADA E-LEARNING

E-learning membantu knowledge untuk diakuisisi oleh setiap individu secara computer-based. Setiap individu dapat melakukan proses belajar baik secara online maupun offline. Offline learning berhubungan dengan menggunakan computer-based melalui media, seperti : usbflashdisk, CD/DVD ROM, dokumen offline, dan lainnya. Kemudian secara online berhubungan dengan penggunaan sumber daya jaringan dalam mengakses sumber materi pembelajaran, seperti menggunakan media web (web-based) untuk mengakses course-course yang telah disusun secara sistematik, chatting dan forum untuk proses kolaborasi dan komunikasinya. Selain itu sistem pembelajaran elektronik juga menyediakan fitur evaluasi dalam mengukur tingkat pengertian dari setiap pelajar, yang berguna dalam menilai tingkat kapabilitas seorang individu.

1. Pengertian Knowledge Management

Pengetahuan merupakan hal yang sangat mendasar dari setiap manusia. Untuk itu setiap manusia pasti memiliki yang namanya pengetahuan. Namun, yang menjadi kendala adalah manusia menyadari apa yang mereka alami dalam kehidupannya masing-masing tetapi tidak dapat membuat pengetahuan tersebut menjadi terstruktur sehingga dapat digunakan kembali (reusable). Inilah perbedaan yang mendasar antara tacit dan explicit knowledge.

Pada dasarnya setiap manusia memiliki tacit knowledge. Tacit knowledge itu sendiri adalah pengetahuan yang melekat pada pengalaman masing-masing individu dan melibatkan faktor-faktor intangible, seperti perspektif masing-masing individu, keyakinan yang dimiliki setiap individu, dan penilaian terhadap sesuatu yang berbeda-beda dari masing-masing individu. Tacitknowledge ini sangat sukar untuk di-artikulasi (dikeluarkan/distrukturisasi) ke dalam bentuk yang lebih formal. Tacit knowledge ini terdiri dari sudut pandang, pemikiran, dan intuisi dari masing-masing individu dalam pandangan mereka terhadap suatu objek, jadi tacit knowledgemerupakan pengetahuan berdasarkan dari sisi subjektif si individu. Sebelum tacit knowledgedapat digunakan kembali dan disebarluaskan untuk dikomunikasikan, terlebih dahulu tacit knowledge ini harus dibentuk menjadi explicit knowledge.

Explicit knowledge merupakan pengetahuan yang dapat di-artikulasi ke dalam bentuk yang lebih terstruktur atau formal. Pengetahuan jenis explicit knowledge ini berupa buku pedoman (manual), dokumentasi pelajaran, ekspresi matematika dan dapat di-komunikasikan dan di sebarluaskan ke setiap individu lainnya. Dengan mudahnya di-komunikasikan, maka pengetahuan jenis explicit knowledge ini, dapat dengan mudah pula untuk di proses oleh komputer dan disebarluaskan melalui media elektronik maupun disimpan ke dalam database.

2. Knowledge Management dalam Kaitannya dengan E-learning pada Organisasi

Di dalam membangun suatu knowledge management diperlukan suatu strategi yang dapat mencapai untuk meng-capture knowledge. Ada tiga aspek yang menjadi hal penting di dalam membangun suatu strategi untuk knowledge management:

a.       People, merupakan aspek yang utama dalam kontribusinya terhadap knowledge management. Peran dari people disini sangat penting untuk memberikan kontribusi sebagai penghasil knowledge itu sendiri dan penyebar knowledge. Jika aspek manusia tidak diperhatikan dengan baik, yang mana artinya menggerakkan aspek manusia sebagai pendukung utama, maka knowledge management akan mengalami kegagalan dalam praktiknya. Ini dikarenakan tujuan knowlede management itu sendiri tidak akan berhasil tanpa adanya dukungan dari faktor manusianya (manusia adalah knowledge itu sendiri /knowledge generator).

b.       Process, hal kedua ini adalah salah satu bagian dari knowledge management stategy. Proses merupakan hal yang berhubungan dengan proses pengambilan (capture) nilai-nilai pengetahuan ke dalam suatu media dan kemudian di-distribusikan ke setiap individu lainnya untuk digunakan kembali, “Transfer knowledge”.

Technology, merupakan aspek ketiga yang menjadi sebuah alat dalam mendukup unsur people maupunprocess berjalan dengan benar. Aspek teknologi merupakan sebuah enabler terjadi suatu pengelolaan pengetahuan, seperti sebagai alat untuk mengatur pengetahuan-pengetahuan yang masuk, menyimpan pengetahuan yang dimasukkan kedalam suatu sistem knowledge management. Jika aspek teknologi hanya berdiri sendiri maka keberhasilan dari suatu knowledge management tidak akan tercapai, dikarenakan unsur teknologi hanya sebagai suatu alat pendukung terjadi proses transmisi pengetahuan dan pendukung penyebarluasan dan pengetahuan dari unsur manusia (people). Artinya unsur teknologi tidak dapat berdiri sendiri tanpa adanya kedua unsur lainnya. 

Dari unsur-unsur strategi diatas, jika dikaitkan dengan e-learning maka setiap unsur tersebut mempunyai kesamaan terhadap pengaplikasian e-learning itu sendiri di dalam suatu organisasi.

Pada suatu organisasi yang ingin menggerakkan proses pembelajaran melalui media elektronik (e-learning), maka diperlukan suatu upaya dalam memberdayakan proses pembelajaran di dalam organisasi. Proses pembelajaran harus dapat dibuat se-efektif mungkin agar semua area fungsional di dalam organisasi dapat memberikan kontribusi terhadap suksesnya aliran pengetahuan dan terciptanya suasana learning organization yang diharapkan organisasi agar setiap karyawan dapat mengakuisisi pengetahuan-pengetahuan yang ada dan meningkatkan kompetensinya.

Untuk memulai suatu proses pembelajaran harus dimulai dari people. Unsur manusia disini maksudnya adalah organisasi harus dapat memberlakukan suatu behaviour baru di dalam organisasi. Pada umumnya karyawan-karyawan yang ada pada suatu organisasi sudah berada dalam suatu zona yang disebut sebagai zona aman (“comfort zone”). Zona aman ini, sangat berpengaruh terhadap budaya karyawan di dalam organisasi, maksudnya disini adalah setiap karyawan hanya menjalankan fungsi-fungsinya di dalam aktivitas operasional organisasi sehari-hari dan begitu seterusnya tanpa mempunyai suatu intuisi untuk berkeinginan lebih maju / berubah dari suatu kondisi ke kondisi lain yang lebih baik tentunya. Mereka hanya mengetahui apa yang menjadi kerjaan mereka saat ini tanpa adanya suatu indikasi yang mengharuskan mereka meningkatkan kompetensinya untuk memperbaiki kinerja organisasi dan meningkatkannya dalam bersaing di lingkungan yang sifatnya semakin dinamis saat ini. Permasalahan zona aman inilah yang menjadi kendala dalam setiap organisasi untuk mengembangkan proses pembelajarannya. Oleh karena itulah, knowledge management dibuat dengan dimulai dari aspek pertama, yaitu people. Perubahan budaya (behaviour and culture) dalam organisasi harus digerakkan dengan gencar agar setiap proses pembelajaran dapat terlaksana sejalan dengan keinginan organisasi. Perubahan pola pikir (mindset) dari setiap karyawan di dalam organisasi sangat penting dilakukan, mereka harus diberi pengetahuan tentang perlunya perubahan budaya dalam menanggapi perubahan lingkungan saat ini yang semakin dinamis. Pengertian inilah yang harus didapatkan oleh setiap karyawan agar mereka mau bergerak dari “zona aman” ke arah perubahan budaya organisasi, yaitu budaya belajar.

Kemudian hal yang kedua dalam knowledge management adalah menciptakan proses transmisi pengetahuan dalam organisasi, sehingga organisasi dapat menangkap setiap pengetahuan yang melintas di dalamnya. Penciptaan suatu proses ini penting untuk dilakukan agar para karyawan dapat dengan tepat menyalurkan/membagi pengetahuan maupun berkolaborasi dan berkomunikasi dengan karyawan lainnya dengan mudah, sehingga proses transmisi pengetahuan (“transfer knowledge”) dapat tercapai. Tentunya hal ini diperlukan bantuan teknologi informasi sebagai media pendukung dalam melaksanakan bagian kedua ini (process). Teknologi yang ada harus dapat memfasilitasi setiap pertukaran knowledge di dalam organisasi, baik itu berupa sebagai media penyimpan (storage) maupun sampai pada proses untuk mendapatkan kembali (retrieval) pengetahuan tersebut agar dapat digunakan kembali oleh individu lainnya, serta teknologi harus dapat memfasilitasi komunikasi dan kolaborasi di dalam organisasi.

3. TANTANGAN DALAM MENGGERAKKAN E-LEARNING PADA ORGANISASI

Pada praktiknya di dalam organisasi tidak semudah yang dibayangkan, justru kendala terbesar dalam menggerakkan e-learning bukan terletak pada teknologi yang dimiliki maupun proses pengelolaan pengetahuan yang ada pada organisasi. Kendala terbesar ternyata terletak pada aspek manusianya (people). Untuk membuat proses pembelajaran online berhasil sesuai dengan tujuan dari organisasi maka perlu dilaksanakan pembudayaan proses belajar bagi setiap individu di dalam organisasi. Merubah paradigma dari masing-masing individu merupakan hal yang sulit dilakukan karena setiap individu manusia mempunyai hambatan kekhawatiran terhadap masa depannya. Pada umumnya para karyawan, berpendapat jika pengetahuan-pengetahuan yang dimiliki dimasukkan ke dalam suatu sistem dan dapat digunakan kembali maka keberadaan mereka di dalam organisasi akan terancam. Selain itu budaya yang ada di dalam organisasi (terlepas dari rasa terancam) adalah ‘comfort zone’ seperti yang sudah dijelaskan diatas sebelumnya, rasa aman yang dimiliki oleh setiap orang (people) membuat sulit untuk meresponi perubahan yang terjadi diluar yang semakin dinamis. Untuk itu organisasi harus mencari cara dalam menggerakkan unsur manusianya.

Saat ini tingkat manajerial harus membuat suatu regulasi yang mengharuskan setiap karyawan di dalam organisasi untuk menjalankan proses pembelajaran dengan fasilitas online yang telah disediakan oleh organisasi. Setiap karyawan yang ada dibuat terbiasa untuk menyumbangkan setiap pengetahuan yang dimilikinya untuk kepentingan organisasi, selain itu juga harus diberikan pengertian yang mendalam pentingnya menyukseskan pembelajaran di dalam organisasi yang mana berguna untuk mereka sendiri dalam meningkatkan kompetensi masing-masing. Pernyataan mengenai kompetensi ini harus disampaikan kepada setiap karyawan bahwa sangat berguna untuk dimiliki mereka agar dapat mengembangkan diri untuk meresponi tantangan jaman di era yang semakin tinggi dalam persaingan.

Dengan membiasakan budaya belajar dalam organisasi maka kesuksekan dari aktivitas e-learning tersebut akan berhasil. Hal ini bermanfaat untuk pencapaian tujuan organisasi mengenai perspektif pembelajaran dalam organisasi untuk menjawab setiap perubahan yang ada di lingkungan luar organisasi, sehingga menjadi keunggulan kompetitif organisasi.

           1)      LEARNING MANAGEMENT SYSTEM DI DALAM ORGANISASI

Pada proses pembelajara (learning) ada dua pemain yang merupakan bagian penting di dalamnya. Pertama adalah pelajar (student/pupil) itu sendiri dan yang kedua adalah pengajar (teacher). Kedua pemain tersebut memegang peranan penting untuk terciptanya proses belajar dan mengajar. Untuk sisi pengajar berperan dalam memberikan bantuan kepada pelajar agar dapat memahami dari materi yang sedang dipelajari, sedangkan dari sisi pelajar adalah kemampuan mengakuisisi bahan materi yang disampaikan dari objek yang dipelajari (learning object).

Dari penjelasan diatas, maka suatu learning management system bertujuan untuk memindahkan proses belajar dan mengajar tersebut ke dalam media elektronik computer-based. Peran pengajar di-otomatisasi sehingga dapat memberikan proses pengajaran kepada pelajar, sedangkan pelajar hanya perlu masuk kedalam suatu single portal untuk mengakses materi pembelajaran (learning object) yang dituju. Maksudnya disini adalah pada saat seorang pelajar ingin mengakseslearning object yang dituju (content) maka pelajar hanya perlu masuk ke dalam suatu portal dan mengakses course yang telah disediakan secara lengkap yang berisikan bahan-bahan materi, pengkategorian materi, target penyelesaian kursus, dan evaluasi hasil belajar.

Dengan begitu berarti suatu learning management system terdiri dari beberapa modul, meliputi :

a.       Student / pupil information module, berisikan tentang profil tentan pelajar yang sedang mengambil course untuk belajar. Terdiri dari informasi pribadinya , kesulitan yang dihadapi dalam pemahaman materi dari course yang dipilih dan hasil dari evaluasi belajar yang dilakukannya dan tingkat keberhasilan mengakuisisi dari knowledge tersebut (level of achievement).

b.       Teacher information module, berisikan tentang profil pengajar yang dapat dijadikan sumber informasi bagi para pelajar untuk mencari fasilitator terhadap pemecahan suatu kendala pemahaman materi pembelajaran yang dihadapi oleh pelajar. Sumber informasi dari setiap pengajar (teacher) dapat membantu para pelajar untuk mengetahui kompetensi dari setiap pengajar yang ada untuk mengetahui pengajar (teacher) yang dapat membantu permasalahan pelajar (pupil) . Profil untuk modul pengajar, meliputi profil pribadi pengajar dan kompetensi yang dimilikinya.

c.        Content module, merupakan bahan-bahan materi pembelajaran yang menjadi tujuancourse dari para pelajar. Di dalam modul content ini, mempunyai tiga sub modul, meliputiknowledge base, lesson learned, dan yellow pages (Andrade , 2003). Sub modul yang pertama knowledge base : merupakan inti dari e-learning , karena berisikan tentang bahan materi pembelajaran yang digunakan untuk proses pembelajaran (course-spesific content). Sub modul yang kedua adalah lesson learned , bagian dimana berisikan pengalaman belajar dari pihak pupil maupun teacher terkait pehamanannya terhadap materi pembelajaran yang ada pada knowledge base. Di dalam sub modul ini, bukan hanya menggambarkan petunjuk terhadap pemahaman dari materi yang dipelajari, namun juga tingkat kesalahan dialami oleh pupil dalam pengaplikasian pengetahuan yang telah dipelajarinya. Pada modul ini berisikan evaluasi (pengukuran) hasil belajar, seperti quiz, komunikasi dan kolaborasi dua arah antar pupil maupun dengan pengajar. Kemudian sub modul yang ketiga adalah yellow pages, yang dimaksud disini bukannlah metode pencarian terhadap knowledge tertentu, namun lebih kepada sebagai alat bantu bagi setiap pelajar untuk mencari pengajar yang sesuai dan dapat membantu menyelesaikan kesulitan dalam proses belajar para pelajar dan juga sebagai alat pencarian terhadap resourceslainnya dalam menggali pelajaran dari course-spesific tersebut. Pencarian terhadapresource lainnya dalam e-learning meliputi seperti class note , lalu referensi buku-buku yang dapat digunakan sebagai bahan materi belajar, dan lainnya.

4. KONVERGENSI ANTARA KNOWLEDGE MANAGEMENT DENGAN E-LEARNING DI DALAM ORGANISASI

E-learning menyediakan fasilitas dalam pembentukan kompetensi sumber daya manusia (utilization of human capital). Fasilitas yang diperlukan dalam membangun kapabilitas sumber daya manusia, diperlukan pertimbangan terhadap pemberdayaan tingkat kompetensi sumber daya manusia (utilization of human capital). Sedangkan di sisi lain,knowledge management digunakan sebagai kontrol terhadap knowledge yang berlalu-lintas di dalam organisasi. Kontrol yang dimaksud, meliputi : peng-kategorian, pengelolaan, penyimpanan , sampai pada pendistribusian knowledge di dalam organisasi.

Berangkat dari penjelasan diatas, maka kedua hal tersebut antara e-learning danknowledge management mempunyai kesamaan dalam proses pembelajaran di dalam organisasi (learning organization). E-learning mengharuskan adanya proses belajar untuk mengembangkan kompetensi individu dari masing-masing karyawan , sedangkanknowledge management sebagai alat kontrol dari setiap knowledge tersebut untuk dikelompokkan.

Selanjutnya skenario pembelajaran tersebut akan digunakan atau dikonsumsi oleh pelajar. Dari aktivitas konsumsi pembelajaran pada e-learning, maka dengan sendirinya akan membentuk komunitas. Komunitas ini terdiri dari para pelajar (karyawan) tersebut. Komunitas inilah yang nantinya akan membangun proses komunikasi dan kolaborasi dalam e-learning agar terciptanya penyebaran pengetahuan yang lebih cepat dan detil. Semakin kaya komunitas e-learning pada organisasi , berarti penyebaran pengetahuan akan semakin lebih banyak dan knowledge yang dimiliki organisasi lebih banyak lagi dan lebih responsif terhadap perubahan di lingkungan luar organisasi dalam menjawab kebutuhan akan intellectual capital.

5. ASPEK-ASPEK DARI KONVERGENSI ANTARA KNOWLEDGE MANAGEMENT DENGAN E-LEARNING

Mengenai konvergensi antara knowledge management dengan e-learning maka salah satu yang perlu dibicarakan adalah mengenai aspek-aspek yang terkait di dalamnya. Dalam e-learning, aspek yang menjadi bagian utamanya adalah resoure / content danprocess / educational-social. Sedangkan aspek yang terdapat pada knowledge management , meliputi :

a.       Knowledge category models

b.       Knowledge flows

c.        Knowledge representation

d.       Knowledge processes life cycle models

e.        Community / Social capital

Di dalam aspek resources / content pada e-learning, meliputi hal-hal   seperti :

a.       materi yang ada dalam sistem e-learning. Semakin detil sistem pencarian dan tingkat densitas (detil) dari sistem pencariannya, maka sistem pembelajaran akan semakin lebih baik lagi.

b.       Learning adoption : berhubungan dengan tingkat pemahaman yang diadopsi oleh pelajar

Suatu permulaan dari interaksi antara knowledge management dengan e-learning, dimulai dari unsur knowledge management. Maka dalam sebuah pengakusisianknowledge dengan media e-learning sebagai fasilitatornya harus berdasarkan pendekatan dari sisi knowledge management. Pendekatan knowledge management ini memiliki lima komponen seperti yang telah dijabarkan sebelumnya.

Suatu knowledge yang masuk ke dalam maka akan dilakukan peng-kategorian.Knowledge tersebut masuk ke dalam sistem dan dibuat aliran dari grup atau kategori-kategori yang ada menjadi bentuk yang sistematis, sehingga aliran dari knowledgetersebut jelas penggunaannya. Hal ini berhubungan dengan course-course yang dibuat sesuai dengan kategori-kategori knowledge yang ada dalam organisasi. Kemudian dariflow tersebut, maka suatu materi belajar (knowledge) perlu di-presentasikan melalui suatu portal dan digunakan oleh karyawan. Dalam proses pengakuisisian dariknowledge-knowledge tersebut, maka content yang ada di dalam e-learning dibuat kedalam desain yang lebih tersetruktur (instruksional) , lalu menggerakkan peole untuk menggunakannya dan terjadilah aktivitas-aktivitas pembelajaran yang diakuisisi oleh pelajar sehingga membentuk komunitas belajar pada e-learning. Media e-learning yang digunakan dalam organisasi juga bermacam-macan, meliputi : text-based, audio & video, conference.